Co czeka przedsiębiorców od 1 lutego?
Od 1 lutego 2026 roku każdy podmiot, któremu zostanie wystawiona faktura będzie zobowiązany do jej odbioru w KSeF.
Faktury nie będą już przekazywane bezpośrednio między przedsiębiorcami, dokument trafi najpierw do centralnego systemu. Krajowy system e-Faktur zarejestruje fakturę i nada jej unikalny numer – to moment, w którym faktura zostanie uznana za doręczoną, niezależnie od tego czy odbiorca faktycznie ją odbierze.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to państwowa platforma służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Taka faktura posiada format XML.
Przedsiębiorca będzie wystawiać faktury w bezpłatnej aplikacji KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Praktyczna różnica będzie polegać na tym, że dokument zamiast na maila trafiać będzie bezpośrednio do KSeF.
Kogo dotyczy i od kiedy stanie się obowiązkowy?
KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników – podmiotów, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców w tym zwolnionych z VAT. Natomiast od 1 stycznia 2026 KSeF stanie się obowiązkowy dla najmniejszych przedsiębiorców „wykluczonych cyfrowo”
Podatnik będzie mógł skorzystać z trybu offline z własnej decyzji, np. przy braku dostępu do internetu albo w przypadku niedostępności lub awarii systemu. W zależności od trybu faktura będzie musiała zostać dosłana do KSeF w terminie od jednego do siedmiu dni roboczych.
Co KSeF oznacza dla przedsiębiorców w praktyce?
- szybsze zwroty – administracja skarbowa ma szybki dostęp do spójnych danych co docelowo ma usprawnić vat;
- archiwizacja – dokumenty dostępne są w jednym miejscu przez 10 lat co dla przedsiębiorcy oznacza koniec z „zagubionymi fakturami” i archiwizacją;
- większa automatyzacja i ujednolicenie;
- brak możliwości usuwania i edytowania wystawionych faktur – każdy błąd trzeba będzie skorygować fakturą korygującą wystawioną w systemie.
Jak wprowadzenie KSeF od 1 lutego 2026 roku wpłynie na najmniejszych przedsiębiorców?
Co prawda zgodnie z przepisami najmniejsi przedsiębiorcy powinni wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku, ale w praktyce muszą z niego korzystać już od 1 lutego tego roku. Mali przedsiębiorcy będą musieli odbierać faktury poprzez system od większych przedsiębiorców. Każdy przedsiębiorca korzystający z telefonu, kupujący paliwo na sieciowej stacji albo kupujący wyposażenie do biura u większego przedsiębiorcy będzie musiał korzystać z KSeF wcześniej niż przed 1 stycznia 2027 roku. Jak zostało już zaznaczone przez Ministerstwo w listach do przedsiębiorców, mimo że wdrażanie systemu zostało podzielone na etapy to wszyscy podatnicy muszą być gotowi do odbioru faktur już od 1 lutego 2026 roku.
