Umowa zlecenia ze studentem a kontrola ZUS.

Umowy zlecenia ze studentami pod lupą ZUS. Jak przedsiębiorca powinien przygotować się do kontroli?

Umowa zlecenia ze studentem poniżej 26 lat jest atrakcyjna kosztowo, ponieważ co do zasady nie podlega składkom społecznym ani zdrowotnej. Decydujący jest jednak rzeczywisty status zleceniobiorcy w każdym dniu wykonywania umowy.

Jak informuje „Dziennik Gazeta Prawna”, przedsiębiorcy skarżą się na wzmożone kontrole dotyczące zatrudniania studentów. ZUS przyznaje, że częściej ujawnia dokumenty budzące wątpliwości co do ich wiarygodności. To czytelny sygnał: potwierdzenie statusu studenta nie może być jednorazowym załącznikiem odłożonym do segregatora na cały okres współpracy.

Umowa zlecenia ze studentem a ZUS – na czym polega zwolnienie?

Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług co do zasady podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Wyjątek przewiduje art. 6 ust. 4 tej ustawy. Zleceniobiorcy będący uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami nie podlegają z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym do ukończenia 26 lat. W praktyce od takiej umowy nie opłaca się również składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Aby zastosować zwolnienie, trzeba zatem łącznie spełnić dwa podstawowe warunki:

1. zleceniobiorca ma rzeczywisty status ucznia albo studenta,
2. zleceniobiorca nie ukończył 26 lat.

Zwolnienie działa z mocy ustawy i nie zależy od zgłoszenia studenta do ubezpieczenia zdrowotnego przez rodzinę lub uczelnię. Takie zgłoszenie zapewnia dostęp do świadczeń, ale nie tworzy statusu studenta.

Kiedy zleceniobiorca ma status studenta?

Status studenta powstaje co do zasady z chwilą złożenia ślubowania. Sama rekrutacja lub przyjęcie na uczelnię nie muszą jeszcze wystarczyć dla celów ubezpieczeniowych.

Student traci ten status w szczególności w razie:

• ukończenia studiów,
• skreślenia z listy studentów,
• rezygnacji ze studiów.

Zgodnie z ustawą – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce datą ukończenia studiów jest co do zasady data złożenia egzaminu dyplomowego. W przypadku kierunków lekarskiego, lekarsko-dentystycznego i weterynarii jest to data złożenia ostatniego wymaganego egzaminu, a w przypadku farmacji – data zaliczenia ostatniej wymaganej praktyki.

Szczególnej uwagi wymaga przerwa między studiami pierwszego i drugiego stopnia. Absolwent studiów licencjackich zachowuje określone prawa studenta do 31 października roku ukończenia studiów, ale nie oznacza to zachowania statusu studenta dla celów ubezpieczeniowych. Jeżeli obrona pracy licencjackiej nastąpiła w czerwcu, a studia magisterskie rozpoczną się dopiero jesienią, umowa zlecenia wykonywana w okresie pomiędzy tymi etapami może podlegać składkom.

Obrona pracy dyplomowej w trakcie miesiąca.

Moment utraty statusu może przypadać w środku miesiąca. Jeżeli student złoży egzamin dyplomowy 12 czerwca, od następnego dnia nie korzysta już ze zwolnienia tylko dlatego, że legitymacja pozostaje ważna. Płatnik powinien ustalić obowiązek zgłoszenia tej osoby i prawidłowo rozliczyć okres po utracie statusu.

Urlop dziekański i powtarzanie roku.

Urlop od zajęć, potocznie nazywany urlopem dziekańskim, ani powtarzanie roku nie powodują automatycznie utraty statusu studenta. Kluczowe jest to, czy dana osoba nadal figuruje na liście studentów. W takim przypadku potrzebne jest jednak aktualne potwierdzenie z uczelni, a nie założenie oparte na oświadczeniu złożonym kilka semestrów wcześniej.

Studia podyplomowe i szkoła doktorska.

Uczestnik studiów podyplomowych oraz doktorant nie są studentami w rozumieniu przepisów dotyczących omawianego zwolnienia. Nawet jeżeli taka osoba ma mniej niż 26 lat i posługuje się legitymacją związaną z kształceniem, nie oznacza to automatycznego wyłączenia umowy zlecenia z ubezpieczeń.

Ukończenie 26 lat – od kiedy trzeba opłacać składki?

Od dnia 26. urodzin student podlega zasadom właściwym dla pozostałych zleceniobiorców. Płatnik powinien wcześniej ustalić tę datę i przygotować zgłoszenie, jeżeli nie zachodzi inna podstawa wyłączająca obowiązek składkowy. Zwolnienia ze składek nie należy utożsamiać z podatkową ulgą dla młodych – są to odrębne instytucje.

Kiedy zwolnienie nie działa mimo statusu studenta?

Istotny wyjątek dotyczy studenta, który zawiera umowę zlecenia z własnym pracodawcą albo wykonuje zlecenie zawarte z innym podmiotem, ale faktycznie robi to na rzecz swojego pracodawcy. Na podstawie art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych taka osoba jest dla celów ubezpieczeń traktowana jak pracownik.

Nie można wtedy zastosować schematu „student poniżej 26 lat = brak składek”. Trzeba zbadać nie tylko strony umowy, lecz także rzeczywistego beneficjenta pracy, zwłaszcza w grupach kapitałowych i przy outsourcingu personelu.

Co może sprawdzić ZUS podczas kontroli?

Zakres kontroli płatnika składek obejmuje w szczególności prawidłowość zgłaszania osób do ubezpieczeń oraz prawidłowość obliczania, potrącania i opłacania składek. ZUS może żądać dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, ich kopii oraz wyjaśnień płatnika.

W przypadku umów zlecenia ze studentami kontrolujący mogą zainteresować się między innymi:

• umowami zlecenia, rachunkami i okresem wykonywania usług,
• zaświadczeniami z uczelni i oświadczeniami zleceniobiorców,
• datą ślubowania, obrony albo skreślenia z listy studentów,
• autentycznością i aktualnością przedstawionych dokumentów,
• powiązaniami pomiędzy zleceniodawcą, pracodawcą studenta i rzeczywistym odbiorcą pracy.

Kontrole planowe poprzedza analiza ryzyka. Od 1 stycznia 2026 r. ZUS przypisuje płatników do kategorii niskiego, średniego albo wysokiego ryzyka, uwzględniając m.in. wcześniejsze kontrole, liczbę ubezpieczonych, PKD i zbiegi tytułów.

Czy oświadczenie studenta wystarczy podczas kontroli ZUS?

Przepisy nie ustanawiają jednego urzędowego formularza, który płatnik musi stosować wobec każdego studenta. Nie oznacza to jednak, że krótkie oświadczenie zleceniobiorcy zawsze będzie wystarczającym dowodem.

Ciężar organizacyjny prawidłowego rozliczenia umowy spoczywa na płatniku. To on podejmuje decyzję o niezgłoszeniu zleceniobiorcy i nieopłacaniu składek. Dlatego dokumentacja powinna pozwalać wykazać, że w całym badanym okresie istniały podstawy do zastosowania zwolnienia.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie to połączenie:

• pisemnego oświadczenia zleceniobiorcy,
• aktualnego zaświadczenia z uczelni albo innego wiarygodnego potwierdzenia statusu,
• obowiązku niezwłocznego informowania o każdej zmianie,
• okresowej, udokumentowanej ponownej weryfikacji.

Skan legitymacji studenckiej może być dokumentem pomocniczym, ale sam nie zawsze wykaże dokładną datę nabycia lub utraty statusu. Ważna legitymacja nie przesądza również, że jej posiadacz nadal figuruje na liście studentów.

Jakie zapisy warto wprowadzić do umowy zlecenia?

Umowa powinna zobowiązywać zleceniobiorcę do złożenia prawdziwego oświadczenia o statusie i wieku, przedstawienia dokumentu z uczelni oraz niezwłocznego informowania o obronie, skreśleniu z listy, rezygnacji albo ukończeniu 26 lat.

Postanowienia te ułatwiają zarządzanie ryzykiem, ale nie przenoszą obowiązków płatnika na studenta. Ostrożności wymagają też klauzule o automatycznym zwrocie wszystkich obciążeń – ich skuteczność zależy od okoliczności sprawy i nie zastępuje rzetelnej weryfikacji.

Skutki zakwestionowania statusu studenta przez ZUS.

Jeżeli ZUS ustali, że zleceniobiorca nie miał statusu studenta albo ukończył 26 lat, może uznać, że powinien zostać zgłoszony do ubezpieczeń. Konsekwencją mogą być w szczególności:

• obowiązek złożenia dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych lub ich korekt,
• zapłata zaległych składek wraz z odsetkami,
• korekta dokumentacji płacowej i podatkowej,
• odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko przepisom ustawy systemowej w przypadkach przewidzianych prawem.

Kontrola kończy się protokołem. Płatnik może w ciągu 14 dni zgłosić zastrzeżenia i wskazać dowody. Od późniejszej decyzji ZUS przysługuje odwołanie do właściwego sądu.

Jak przygotować firmę do kontroli umów ze studentami? Lista kontrolna.

Przedsiębiorca powinien przeprowadzić wewnętrzny audyt, zanim o dokumenty poprosi inspektor ZUS. Warto sprawdzić:

• czy dla każdego zleceniobiorcy istnieje dokument potwierdzający status studenta,
• czy dokument obejmuje cały okres bez naliczania składek,
• czy znane są daty ślubowania, ukończenia studiów lub skreślenia z listy,
• czy monitorowana jest data 26. urodzin,
• czy po obronie licencjatu nie zastosowano zwolnienia automatycznie aż do rozpoczęcia studiów magisterskich,
• czy uczestnicy studiów podyplomowych i doktoranci nie zostali błędnie uznani za studentów,
• czy zlecenie nie jest wykonywane na rzecz własnego pracodawcy zleceniobiorcy,
• czy procedura kadrowa przewiduje cykliczną aktualizację dokumentów,
• czy kadry wiedzą, jak reagować na utratę statusu w trakcie miesiąca.

Po wszczęciu kontroli nie należy tworzyć dokumentów z datą wsteczną ani „poprawiać” zaświadczeń. Trzeba uporządkować dowody, chronologię i wyjaśnienia. Kreatywność jest cenna w biznesie, ale przy dokumentacji dla ZUS lepiej sprawdza się chronologia.

Podsumowanie.

Umowa zlecenia ze studentem nadal może korzystać z ustawowego wyłączenia ze składek. Problemem nie jest sama forma zatrudnienia, lecz brak rzetelnego potwierdzenia, że przesłanki zwolnienia były spełnione przez cały okres wykonywania umowy.

Przedsiębiorcy powinni odejść od jednorazowych oświadczeń przechowywanych bez aktualizacji. Bezpieczny model obejmuje sprawdzenie statusu na początku współpracy, okresową weryfikację oraz natychmiastową reakcję na ukończenie studiów, skreślenie z listy albo 26. urodziny.

Kancelaria wspiera przedsiębiorców w audytach umów cywilnoprawnych, przygotowaniu procedur weryfikowania statusu studentów, reprezentacji podczas kontroli ZUS oraz w postępowaniach odwoławczych.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy od umowy zlecenia ze studentem zawsze nie płaci się ZUS?

Nie. Zwolnienie dotyczy zleceniobiorcy, który rzeczywiście ma status studenta i nie ukończył 26 lat. Nie działa m.in. wtedy, gdy zlecenie jest zawarte z własnym pracodawcą albo wykonywane na jego rzecz.

Czy legitymacja studencka wystarczy jako dowód dla ZUS?

Może być dokumentem pomocniczym, ale nie zawsze potwierdzi status w całym kontrolowanym okresie ani dokładną datę jego utraty. Bezpieczniej dysponować również aktualnym zaświadczeniem z uczelni i oświadczeniem zleceniobiorcy.

Czy po obronie licencjatu student jest zwolniony ze składek do października?

Nie automatycznie. Zachowanie niektórych praw studenta do 31 października nie jest równoznaczne z zachowaniem statusu studenta dla celów ubezpieczeń. Okres pomiędzy ukończeniem studiów pierwszego stopnia a nabyciem statusu na studiach drugiego stopnia wymaga odrębnej oceny.

Co się dzieje w dniu 26. urodzin studenta?

Od dnia 26. urodzin wyłączenie przewidziane dla studentów nie ma zastosowania. Płatnik powinien ocenić obowiązek zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń i naliczania składek.

Ile czasu ma przedsiębiorca na zastrzeżenia do protokołu kontroli ZUS?

Zastrzeżenia do ustaleń protokołu można złożyć w terminie 14 dni od jego otrzymania. Należy w nich wskazać dowody podważające ustalenia kontrolującego.

Kancelaria Adwokacka Adwokat Piotr Bańczyk pomaga w analizie przypadków umów zlecenia, także ze studentami, przygotowaniu i audycie zapisów umownych oraz reprezentacji pracowników i pracodawców w sporach z zakresu prawa pracy oraz umów cywilnoprawnych.

☎️ Zapraszamy do umówienia konsultacji.