Czy pracodawca może śledzić lokalizację pracownika?

GPS w sprzęcie służbowym używanym w domu — czy pracodawca może śledzić pracownika przez całą dobę?

Służbowy telefon, laptop, tablet, zegarek, terminal albo samochód mogą na bieżąco przekazywać informację o swoim położeniu. Często sprzęt nie jest zwracany po zakończeniu dnia pracy — pracownik zabiera go do domu i pozostaje on w jego dyspozycji przez całą dobę. Powstaje wówczas pytanie, czy skoro urządzenie należy do pracodawcy, może on stale sprawdzać jego lokalizację.

Czy pracodawca może zatem śledzić służbowy sprzęt przez GPS? Tak, ale wyłącznie po spełnieniu konkretnych warunków i zasadniczo tylko w czasie, w którym monitoring jest potrzebny do realizacji zgodnego z prawem celu. Nie wolno włączać lokalizacji „na wszelki wypadek”, prowadzić monitoringu potajemnie ani zbierać danych przez całą dobę tylko dlatego, że urządzenie stanowi własność firmy.

W dalszej części artykułu analizujemy wyłącznie urządzenia należące do pracodawcy, które zostały powierzone pracownikowi i mogą pozostawać w jego domu także poza godzinami pracy.

Czy dane o lokalizacji pracownika są danymi osobowymi?

Informacja o położeniu służbowego urządzenia jest daną osobową, jeżeli można ją powiązać z konkretnym pracownikiem. Nie musi przy tym zawierać jego imienia i nazwiska. Wystarczy, że pracodawca wie, komu przydzielono określony telefon, laptop, samochód, identyfikator albo terminal.

Historia lokalizacji może ujawniać znacznie więcej niż samą trasę przejazdu. Pozwala ustalić miejsca i godziny pobytu pracownika, długość postojów, sposób przemieszczania się, a niekiedy również informacje dotyczące jego życia prywatnego, zdrowia, religii czy aktywności związkowej. Z tego powodu monitoring GPS podlega nie tylko przepisom Kodeksu pracy, lecz także zasadom określonym w RODO.

Kiedy pracodawca może stosować monitoring GPS?

Podstawowym przepisem jest art. 22³ Kodeksu pracy. Dotyczy on monitoringu służbowej poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu pracowników. Do takich innych form zalicza się między innymi kontrolowanie lokalizacji za pomocą GPS.

Pracodawca może wprowadzić taki monitoring, jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy albo
• zapewnienia właściwego użytkowania narzędzi pracy udostępnionych pracownikowi.

Nie wystarczy zatem ogólna wygoda pracodawcy, chęć sprawdzenia, gdzie znajduje się jego własność, ani ciekawość przełożonego. Przed uruchomieniem lokalizacji trzeba ustalić konkretny, rzeczywisty i zgodny z prawem cel. Monitoring powinien być również konieczny i proporcjonalny. Jeżeli ten sam rezultat można osiągnąć środkiem mniej ingerującym w prywatność, stosowanie ciągłego GPS będzie trudne do obrony.

Przykłady uzasadnionego zastosowania GPS

Monitoring lokalizacji może być uzasadniony między innymi w przypadku:

• planowania i optymalizacji tras kierowców, kurierów lub serwisantów,
• kierowania do klientów pracownika znajdującego się najbliżej miejsca zgłoszenia,
• dokumentowania realizacji przewozu lub usługi w terenie,
• kontrolowania sposobu używania samochodu służbowego,
• ochrony pojazdu, sprzętu albo przewożonego mienia.

Każdy przypadek należy jednak oceniać indywidualnie. Sam fakt, że pracownik wykonuje obowiązki poza siedzibą firmy albo przechowuje urządzenie w domu, nie daje pracodawcy automatycznie prawa do stałego śledzenia każdego jego ruchu.

Sprzęt należy do pracodawcy, ale dom pozostaje sferą prywatną

Własność urządzenia i prawo do monitorowania pracownika to dwie różne kwestie. Pracodawca może ustalić zasady korzystania ze służbowego sprzętu, wymagać odpowiedniego zabezpieczenia go i kontrolować prawidłowe używanie narzędzia pracy. Nie oznacza to jednak, że może przez całą dobę obserwować miejsce pobytu osoby, której urządzenie powierzono.

Gdy telefon, laptop lub inne urządzenie znajduje się po godzinach w domu pracownika, dane GPS mogą pośrednio ujawniać jego adres, obecność lub nieobecność w mieszkaniu, noclegi w innym miejscu, wyjazdy i inne elementy życia prywatnego. Taki monitoring ingeruje nie tylko w prywatność pracownika, ale może również dostarczać informacji o innych domownikach.

Zakres kontroli powinien więc zostać zaprojektowany w taki sposób, aby pracodawca nie pozyskiwał danych o lokalizacji poza czasem, w którym są one rzeczywiście potrzebne do organizacji pracy lub kontroli prawidłowego używania sprzętu.

GPS w samochodzie służbowym

Pracodawca może zainstalować lokalizator GPS w samochodzie służbowym. Jeżeli jednak pojazd jest przypisany do konkretnej osoby albo z danych można ustalić, kto w danym momencie prowadził samochód, dochodzi także do monitorowania pracownika i przetwarzania jego danych osobowych.

W takiej sytuacji pracownik powinien wiedzieć:

• że pojazd jest wyposażony w GPS,
• w jakim celu zbierane są dane,
• jakie informacje są rejestrowane,
• kto ma do nich dostęp,
• jak długo będą przechowywane,
• czy dane będą wykorzystywane np. do rozliczania tras albo oceny przestrzegania czasu pracy.

Jeżeli samochód pozostaje u pracownika po zakończeniu pracy lub może być używany prywatnie, system powinien — o ile jest to technicznie możliwe — umożliwiać włączenie trybu prywatnego albo wyłączenie śledzenia poza czasem wykonywania obowiązków. Prawo własności pracodawcy do samochodu nie wyłącza prawa pracownika do prywatności.

Lokalizacja w służbowym telefonie, laptopie lub tablecie

Włączenie lokalizacji w służbowym telefonie, laptopie lub tablecie jest możliwe na zasadach dotyczących innych form monitoringu. Pracodawca musi wykazać, że pozyskiwanie danych jest niezbędne do organizacji pracy albo kontroli prawidłowego korzystania z powierzonego urządzenia.

Zakres monitoringu powinien odpowiadać celowi. Jeżeli lokalizacja jest potrzebna wyłącznie podczas realizacji zleceń w godzinach pracy, nie ma podstaw do zbierania danych wieczorem, w weekend, podczas urlopu czy zwolnienia lekarskiego. Rozwiązanie techniczne powinno pozwalać na ograniczenie działania aplikacji do czasu pracy albo na jej wyłączenie po zakończeniu obowiązków.

Pracodawca nie powinien też uzyskiwać przy okazji dostępu do prywatnych zdjęć, wiadomości, kontaktów czy historii aplikacji, jeżeli dopuszcza incydentalne używanie urządzenia do celów osobistych. Zasada minimalizacji danych wymaga, aby system zbierał tylko te informacje, które są rzeczywiście potrzebne do zadeklarowanego celu.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie polega na zastosowaniu ustawień technicznych, które automatycznie wyłączają przekazywanie lokalizacji po zakończeniu pracy. Jeżeli nie jest to możliwe, należy wdrożyć inny mechanizm, np. tryb prywatny uruchamiany przez pracownika albo rejestrowanie pozycji wyłącznie podczas korzystania z określonej aplikacji służbowej.

Czy pracodawca może śledzić pracownika po godzinach pracy?

Co do zasady monitoring lokalizacji powinien kończyć się wraz z zakończeniem pracy — nawet jeżeli służbowe urządzenie pozostaje wtedy w domu pracownika. Śledzenie po godzinach, podczas urlopu, zwolnienia lekarskiego albo innej usprawiedliwionej nieobecności zazwyczaj wykracza poza cele dopuszczone przez Kodeks pracy.

Całodobowy GPS może ujawniać miejsca zamieszkania, wizyty lekarskie, praktyki religijne, spotkania z określonymi osobami czy aktywność związkową. Taka ingerencja wymagałaby szczególnie mocnego uzasadnienia, a w zwykłych stosunkach pracy najczęściej będzie nieproporcjonalna.

Wyjątkiem może być incydentalne lokalizowanie samego mienia w związku z konkretnym zdarzeniem, np. zgłoszonym zagubieniem urządzenia lub kradzieżą samochodu. Taka funkcja bezpieczeństwa powinna być uruchamiana dopiero po wystąpieniu określonego zdarzenia, a nie służyć do ciągłego gromadzenia historii położenia „na zapas”. Nie oznacza ona prawa do rutynowego obserwowania prywatnej aktywności pracownika.

Szczególnej oceny wymaga dyżur lub pozostawanie w gotowości do pracy. Sam obowiązek odebrania telefonu nie uzasadnia jeszcze stałego GPS. Pracodawca musi wykazać, że znajomość lokalizacji w czasie dyżuru jest rzeczywiście konieczna do jego organizacji, a zakres kontroli ograniczono do niezbędnego minimum.

Jakie obowiązki ma pracodawca przed uruchomieniem GPS?

Legalne wprowadzenie monitoringu wymaga spełnienia obowiązków organizacyjnych i informacyjnych. Pracodawca powinien przede wszystkim:

1. Ustalić cel monitoringu i sprawdzić, czy nie można go osiągnąć mniej inwazyjnym sposobem, np. możliwością incydentalnego odnalezienia zgubionego urządzenia zamiast całodobowego zapisywania jego trasy.
2. Określić cel, zakres i sposób stosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo — jeżeli pracodawca nie jest objęty układem i nie ma obowiązku wydania regulaminu — w obwieszczeniu.
3. Poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty w zakładzie pracy, nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.
4. Przekazać nowemu pracownikowi pisemną informację o celu, zakresie i sposobie monitoringu przed dopuszczeniem go do pracy.
5. Spełnić obowiązek informacyjny z art. 13 RODO, wskazując m.in. administratora, podstawę i cel przetwarzania, okres przechowywania danych, odbiorców oraz prawa pracownika.
6. Ograniczyć dostęp do danych do upoważnionych osób i odpowiednio zabezpieczyć system.
7. Ustalić okres przechowywania danych odpowiadający rzeczywistemu celowi monitoringu.
8. Zapewnić wyłączenie lokalizacji poza pracą albo wdrożyć tryb prywatny, jeżeli urządzenie pozostaje u pracownika w domu.

Samo wręczenie telefonu albo kluczyków do samochodu z krótką informacją „pojazd ma GPS” nie zastępuje prawidłowego wdrożenia monitoringu.

Jaka jest podstawa przetwarzania danych o lokalizacji?

W przypadku pracodawcy prywatnego podstawą przetwarzania danych z monitoringu jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora, realizowany w granicach wyznaczonych przez art. 22³ Kodeksu pracy.

Przed powołaniem się na tę podstawę pracodawca powinien przeprowadzić test równowagi. Musi w nim wykazać:

• istnienie prawnie uzasadnionego interesu,
• niezbędność przetwarzania do osiągnięcia wskazanego celu,
• że prawa, wolności i interesy pracownika nie przeważają nad interesem pracodawcy.

Podmioty publiczne powinny odrębnie przeanalizować właściwą podstawę z art. 6 ust. 1 RODO, ponieważ nie mogą powoływać się na lit. f w zakresie przetwarzania realizowanego podczas wykonywania ich zadań publicznych.

Niezależnie od podstawy pracodawca musi przestrzegać zasad z art. 5 RODO, w szczególności zgodności z prawem i przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, ograniczenia okresu przechowywania oraz zapewnienia bezpieczeństwa danych.

Jak długo można przechowywać historię lokalizacji?

Kodeks pracy nie przewiduje dla danych GPS jednego sztywnego terminu przechowywania. Okres ten powinien zostać ustalony zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania wynikającą z RODO. Dane wolno zachować tylko tak długo, jak jest to niezbędne do celu, dla którego zostały zebrane.

Nie należy automatycznie stosować trzymiesięcznego terminu dotyczącego nagrań z monitoringu wizyjnego. GPS jest inną formą monitoringu, dlatego potrzebny jest odrębny, uzasadniony okres retencji. Dłuższe przechowywanie może być dopuszczalne, jeżeli dane stały się dowodem w postępowaniu albo pracodawca powziął wiadomość, że mogą nim zostać — w zakresie i przez czas niezbędny do ochrony roszczeń.

Czy potrzebna jest ocena skutków dla ochrony danych?

Jeżeli planowany monitoring może z dużym prawdopodobieństwem powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności pracowników, przed jego rozpoczęciem należy przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych, o której mowa w art. 35 RODO.

Znaczenie będą miały m.in. skala i systematyczność obserwacji, liczba monitorowanych osób, szczegółowość danych, łączenie lokalizacji z innymi informacjami oraz wpływ monitoringu na ocenę pracownika. Nawet gdy pełna ocena skutków nie okaże się obowiązkowa, pracodawca powinien udokumentować analizę ryzyka i decyzję o sposobie wdrożenia systemu.

Co może zrobić pracownik, który jest śledzony bezprawnie?

Pracownik ma prawo zapytać pracodawcę m.in. o cel i podstawę monitoringu, zakres zbieranych danych, okres ich przechowywania oraz podmioty, którym dane są udostępniane. Może także skorzystać z praw przewidzianych w RODO, w tym prawa dostępu do danych, a w określonych przypadkach wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

Jeżeli monitoring narusza przepisy, pracownik może zwrócić się do inspektora ochrony danych, złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych albo zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy. W zależności od okoliczności możliwe są również roszczenia związane z naruszeniem dóbr osobistych lub żądanie odszkodowania za naruszenie RODO.

Podsumowanie

Pracodawca może stosować GPS w służbowym telefonie, laptopie, samochodzie lub innym narzędziu pracy, ale nie otrzymuje przez to nieograniczonego prawa do obserwowania pracownika. Zasada ta obowiązuje również wtedy, gdy sprzęt pozostaje u pracownika przez całą dobę i jest przechowywany w jego domu. Monitoring musi mieć konkretny cel, być niezbędny i proporcjonalny, zostać prawidłowo uregulowany oraz poprzedzony przekazaniem pracownikom wymaganych informacji.

Największe ryzyko prawne wiąże się z potajemnym monitoringiem, śledzeniem służbowego urządzenia po godzinach pracy oraz zbieraniem większej ilości danych, niż wymaga tego organizacja pracy lub ochrona sprzętu. GPS może być narzędziem zarządzania flotą lub pracą mobilną — nie powinien jednak zmieniać telefonu służbowego w elektroniczną obrożę noszoną również we własnym domu.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy pracodawca musi poinformować pracownika o GPS?

Tak. Cel, zakres i sposób monitoringu powinny zostać określone w regulacjach zakładowych, a pracownicy muszą zostać poinformowani o jego wprowadzeniu nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem. Nowy pracownik otrzymuje pisemną informację przed dopuszczeniem do pracy.

Czy pracownik musi wyrazić zgodę na GPS w samochodzie służbowym?

Zgoda nie jest standardową podstawą monitoringu zgodnego z art. 22³ Kodeksu pracy. Pracodawca prywatny opiera przetwarzanie co do zasady na prawnie uzasadnionym interesie, po wykazaniu konieczności i proporcjonalności oraz spełnieniu obowiązków informacyjnych.

Czy GPS może działać, gdy służbowy sprzęt znajduje się w domu pracownika?

Samo przechowywanie urządzenia w domu nie uzasadnia całodobowego monitoringu. Co do zasady GPS nie powinien służyć do śledzenia pracownika poza czasem pracy. Należy zapewnić rozwiązanie chroniące prywatność, np. automatyczne wyłączenie przekazywania lokalizacji lub tryb prywatny.

Czy własność urządzenia pozwala pracodawcy sprawdzać jego położenie przez całą dobę?

Nie. Własność sprzętu pozwala określać zasady korzystania z niego i jego zabezpieczenia, ale nie uchyla prawa pracownika do prywatności. Całodobowe pozyskiwanie lokalizacji wymagałoby wykazania szczególnej konieczności i proporcjonalności; rutynowe śledzenie urządzenia w domu pracownika co do zasady nie spełnia tych warunków.

Czy pracodawca może zlokalizować zgubiony lub skradziony sprzęt?

Tak, jeżeli lokalizacja jest uruchamiana w związku z konkretnym zdarzeniem i służy ochronie lub odzyskaniu mienia. Rozwiązanie powinno być opisane w zasadach monitoringu i nie może być pretekstem do stałego zapisywania prywatnych tras pracownika.

Czy dane z GPS mogą zostać wykorzystane przeciwko pracownikowi?

Mogą zostać wykorzystane tylko w granicach zgodnego z prawem i uprzednio wskazanego celu. Dane zebrane bez podstawy prawnej, potajemnie albo w nadmiernym zakresie mogą zostać zakwestionowane, a sam sposób monitorowania może prowadzić do odpowiedzialności pracodawcy.

Podstawa prawna

• art. 22³ w związku z art. 22² § 6–10 ustawy z 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy,
• art. 5, art. 6, art. 13, art. 21 oraz art. 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),
• art. 47 i art. 51 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej — w zakresie prawa do prywatności i ochrony informacji o osobie.

☎️ Zapraszamy do kontaktu z kancelarią.