Okres przechowywania dokumentów w kancelariach prawnych

         Uchwałą nr 38/2015 z dnia 27 czerwca 2015 roku Naczelna Rada Adwokacka przyjęła jednolity tekst Regulaminu wykonywania zawodu adwokata w kancelarii indywidualnej lub w spółkach.

         Zgodnie z § 5 pkt. 2 adwokat powinien przechowywać dokumenty związane z prowadzeniem sprawy przez okres jednego roku od wykonania zlecenia, chyba że w umowie o świadczenie usług adwokackich strony postanowiły inaczej. Jednak dokumenty mogące stanowić podstawę odpowiedzialności adwokata powinny być przechowywane do końca okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń przeciwko adwokatowi.

         Po wykonaniu zlecenia na rzecz klienta, klient powinien być wezwany do odbioru powierzonych adwokatowi dokumentów, jeżeli tak wynika z umowy bądź z innych ustaleń z klientem. Ponadto na żądanie klienta adwokat bez zbędnej zwłoki po zakończeniu prowadzenia sprawy zwraca dokumenty związane ze sprawą. Każdy zwrot dokumentów klientowi powinien zostać udokumentowany pokwitowaniem.

         Mając na względzie powyższe uregulowania w Regulaminie wykonywania zawodu adwokata w kancelarii indywidualnej lub spółkach, pamiętać należy, że każda kancelaria powinna przechowywać dokumenty do upływu okresu przedawnienia roszczeń w konkretnej sprawie. W polskim prawie obowiązują różne terminu przedawnienia roszczeń, podstawowe z nich znajdują się w kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 118 Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi lat dziesięć, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - trzy lata. Ponadto przepisy poświęcone poszczególnym umową mogą i przewidują oddzielne terminy przedawnienia np.:

• umowa sprzedaży okres przedawnienia to dwa lata,
• umowa o dzieło okres przedawnienia to dwa lata,
• umowa  najmu okres przedawnienia to rok,
• umowa użyczenia okres przedawnienia to rok,
• umowa z rachunku bankowego okres przedawnienia to rok,

         W związku z powyższym, w kancelariach należy dochować należytej staranności w przechowywaniu oraz archiwizowaniu dokumentów klientów. Obecnie Kancelarie mogą zlecić przechowywanie dokumentów wyspecjalizowanym podmiotom (archiwom), zobowiązanym do zachowania poufności. Po upływie przepisanych terminów przedawnień w poszczególnych sprawach ustaje co do zasady obowiązek dalszego przechowywania akt/dokumentów, które mogą zostać zwrócone klientom lub zniszczone.

Przygotował: Krzysztof Szwajda 

Sprawdził i zatwierdził: Adwokat Piotr Bańczyk

Kancelaria Adwokacka

Adwokat Piotr Bańczyk w Katowicach

Kancelaria Adwokacka
Adwokat Piotr Bańczyk
ul. Dyrekcyjna 10/2
40-013 Katowice

Kancelaria jest czynna od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 17:00
tel/fax (032) 255-17-83
tel (032) 209-09-71

mail: adwokat@kancelaria-banczyk.com.pl www.piotrbanczyk.pl